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En cette période particulière, de nombreuses entreprises font appel au télétravail pour pouvoir continuer leurs activités. Le problème majeur du télétravail est la limite des contacts humains, ainsi que la visibilité du travail de l’ensemble des collaborateurs. Pourtant, le télétravail est une méthode efficace pour faire face à de nombreux problèmes contemporains, auxquels les employés peuvent faire face : problème du transport, grève, vie familiale débordante et maintenant une pandémie mondiale. Alors comment faire pour s’organiser au mieux ? De nombreux outils collaboratifs à distance ont vu le jour, nous allons vous présenter 5 outils, qui sont pour nous, indispensables pour organiser au mieux le télétravail.

 

Skype : l’outil de communication idéal pour un travail collaboratif à distance

Ce célèbre logiciel qui existe depuis 2003, va vous permettre de communiquer avec des personnes via une connexion internet. Les appels peuvent se faire à deux ou à plusieurs (conférence). Skype permet aussi de pouvoir partager son écran, une option utile pour montrer les travaux réalisés à un collaborateur. La force de cet outil est qu’il existe sous deux formats, un format logiciel (ordinateur) et un format applicatif (smartphone). Cela va permettre notamment aux personnes qui ne possèdent pas de micro ou de caméra, de pouvoir participer avec leur téléphone à des appels ou des conférences sans ce soucier de l’aspect technique. Pour utiliser cet outil de travail collaboratif à distance, il suffit simplement de créer un compte et d’ajouter d’autres personnes.

 

Trello : l’outil de télétravail pour gérer ses projets

La chose la plus difficile dans le télétravail est l’organisation collective. Pour cela, Trello va vous permettre de gérer au mieux vos projets, en organisant les tâches de chaque collaborateur. L’application fonctionne sous forme tableau pouvant attribuer un projet à une ou plusieurs personnes. Sous chaque tableau, nous pouvons créer des cartes avec les options suivantes :

  • Dates limites
  • Membres
  • Étiquettes
  • Checklist
  • Pièces jointes
  • Image de couverture
  • Description
  • Commentaire

Cela permet de définir des tâches à chaque collaborateur/projet, avec une visibilité maximale. Chaque personne peut voir l’avancement du projet et l’activité globale de l’entreprise.

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Slack : la plateforme de communication collaborative qui favorise le télétravail

À la différence de Skype, Slack permet d’avoir une visibilité plus générale. La plateforme fonctionne sous forme de canaux et de messagerie directe. Vous pouvez notamment vous en servir pour créer des discussions de groupe par projet ou par secteur. Les canaux favorisent le Brainstorming à distance ainsi que la diffusion de messages. Il est plus facile d’envoyer un message groupé à son équipe sur Slack que par mail. Le partage des fichiers est aussi une option disponible, qui permet la facilité d’échanges et de collaboration. Il faut savoir aussi que cette plateforme est utilisée par de grands groupes comme :

  • Sixt
  • Deezer
  • France TV
  • Trivago
  • Vodafone
  • BBC

Une preuve que cette plateforme est un outil indispensable pour le travail collaboratif à distance.

WeTransfert : le partage de fichier à distance

Ce site web permet le transfert de fichier via le Cloud, jusqu’à 2 Go pour la version gratuite et 20 Go pour la version payante. La disponibilité des fichiers est limitée à 7 jours et le site ne demande aucune inscription. Un outil formidable pour partager des fichiers lourds à ses collaborateurs, notamment les vidéos qui ne peuvent pas être transmises par mail.

Pour envoyer un document, il suffit simplement de se rendre sur le site internet de WeTransfert, de glisser le/les fichier(s) que vous souhaitez transmettre et de renseigner votre adresse mail et celui du destinataire. La personne va recevoir un mail, avec un lien de téléchargement.

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Google Drive : le service de stockage et de partage de fichier

Google Drive permet le stockage de fichier dans le Cloud, jusqu’à 15 Go pour la version gratuite, alors que son concurrent DropBox ne propose que 2 Go. Cela vous permettra de sécuriser l’ensemble de vos fichiers. En effet, si demain, votre ordinateur ne fonctionne plus, vos fichiers sauvegardés au sein de vos disques durs sont susceptibles de disparaitre. De plus, avec Google Drive, vous pouvez partager facilement vos fichiers en donnant accès à cet espace de sauvegarde à d’autres personnes.

Mais la grande force de cet outil est de proposer une suite bureautique en ligne, regroupant les logiciels suivants :

  • Google Docs : traitement de texte
  • Google Sheets : tableur avec feuille de calcul
  • Google Slide : création de diaporama pour une présentation
  • Google Forms : création de questionnaire et de formulaire
  • Google Drawings : création de schéma

La suite bureautique possède un avantage, c’est qu’elle peut être partagée en ligne et modifiable par plusieurs personnes. Un outil formidable pour favoriser le travail collaboratif à distance.

 

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